Organizacja konferencji zawsze wymaga zwrócenia uwagi na kilka podstawowych punktów, a szczególnie istotne jest znalezienie przyjaznej przestrzeni z odpowiednią ilością miejsca, aby pomieścić wszystkich uczestników wydarzenia. Dowiedz się, gdzie zorganizować idealną konferencję oraz o co dodatkowo należy zadbać.
W jaki sposób wybrać odpowiednie miejsce na konferencję?
Wybierając miejsce, w którym mogłaby odbyć się konferencja, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na to, by goście mieli zapewniony:
- wygodny dojazd –niezależnie od tego, czy jako środek transportu wybiorą firmę taksówkarską, własny pojazd czy samolot. Ma to szczególne znaczenie w przypadku organizacji wydarzeń o charakterze międzynarodowym, kiedy goście przybywają z daleka. Istotne jest także zadbanie o odpowiednią ilość miejsc parkingowych w wybranej lokalizacji.
- catering – możliwie jak najbardziej wszechstronny, zawierający słone i słodkie przekąski, a także szeroki wybór napojów. Potrawy powinny być smaczne, elegancko podane i nieustannie uzupełniane na stołach.
- wystarczająca ilość przestrzeni – konieczne jest zadbanie przede wszystkim o odpowiednią ilość miejsc siedzących. Każdy z uczestników powinien mieć zapewnioną własną przestrzeń.
- zaplecze multimedialne – czyli możliwość regulacji natężenia światła, odpowiednie nagłośnienie oraz opcja wyświetlania prezentacji na ścianie lub tablicy w sali.
- nocleg nieopodal miejsca konferencji – to nieodłączna część wszystkich kilkudniowych wydarzeń oraz istotnym kryterium decydującym o przybyciu osób z różnych części Polski czy świata.
Jakie powinno być idealne miejsce na organizację konferencji?
Miejsce, w którym decydujemy się zorganizować konferencję, oprócz wcześniej omówionych już czynników powinno być wystarczająco eleganckie i podkreślać rangę wydarzenia. Trzeba dobrać je do charakteru konferencji i potrzeb gości (oraz organizatorów). Szczególnie istotną kwestią jest możliwość zaciemnienia okien przy pomocy zasłon lub rolet, aby możliwe były prezentacje multimedialne.
Na konferencję do 130 gości zapraszamy do Pałacu Radziwiłłów. Oferujemy wyjątkowe sale konferencyjne w bliskiej odległości od Krakowa, wyposażone w niezbędne zaplecze multimedialne i otoczone dużą ilością terenów zielonych umożliwiających wypoczynek. W przypadku planowanej obecności gości pochodzących z zagranicy dodatkowym atutem jest położone w niedalekiej odległości międzynarodowe lotniska Balice.
O czym jeszcze należy pamiętać, organizując konferencję?
Jak już wspomnieliśmy, bardzo istotnym elementem konferencji jest catering. Zazwyczaj są to przekąski w postaci tzw. zimnej płyty. Zadbać trzeba także o nieograniczony dostęp do kawy, herbaty, soków i wody. W przypadku wydarzeń biznesowych lub naukowych najczęściej rezygnuje się z podawania alkoholu. Na konferencjach przeważnie nie serwuje się też dań gorących, chyba że wydarzenie połączone jest z uroczystym obiadem czy kolacją. Częściej jednak organizatorzy decydują się na wieczorny bankiet, który umożliwia wymianę doświadczeń z każdym z gości oraz swobodne rozmowy po zrealizowaniu planu konferencji.
Ważny jest też odpowiednio dobrany termin wydarzenia – może on zadecydować o jego powodzeniu lub klęsce. Jak wiadomo, czas wakacji, ferii czy świąt nie jest odpowiednim momentem na organizację tego rodzaju eventu. Innym aspektem, o który warto zadbać, jest przeprowadzenie rozeznania dotyczącego tego, czy w czasie wydarzenia nie są organizowane żadne inne konferencje o podobnej tematyce.
Inną podstawową kwestią, o której nie można zapomnieć podczas organizacji wydarzenia, jest osoba prowadząca konferencję. To właśnie ona powinna informować gości o przebiegu uroczystości, kolejnych atrakcjach czy występach oraz zapraszać na poczęstunek. To właśnie prowadzący konferencję może być jednocześnie moderatorem dyskusji, jeśli takowe przewidujemy. Czasami tę funkcję pełni również organizator.
