Organizacja konferencji to duże wyzwanie – trzeba zaplanować każdy element wydarzenia, począwszy od odpowiedniej lokalizacji, zaproszenia prelegentów, przez zapewnienie gościom cateringu, aż po reklamę. Bardzo istotny jest również charakter eventu – czy jest to konferencja naukowa, biznesowa, a może wiec polityczny? Z naszym poradnikiem dopniesz wszystko na ostatni guzik!
Organizacja konferencji krok po kroku – jak zaplanować wydarzenie?
Niezależnie od tego, czy planujesz kameralny firmowy event, czy będziesz gościć międzynarodowych prelegentów, a na konferencję zaprosisz media, pamiętaj, że dobry plan to podstawa! Jeśli chcesz, żeby wydarzenie było udane, a jego cele zostały osiągnięte, zacznij planowanie kilka miesięcy, a nawet rok wcześniej. Ustal odpowiedni harmonogram działania z uwzględnieniem wszystkich aspektów konferencji, takich jak rezerwacja sali, zaproszenie prelegentów, ustalenie menu czy wynajęcie sprzętu. Nie musisz oczywiście realizować każdego etapu na rok przed eventem – po prostu rozłóż zadania w czasie, a organizacja konferencji będzie łatwiejsza.
Jak zorganizować konferencję – określ charakter eventu
Udana konferencja to wydarzenie, które posiada motyw przewodni – odpowiednio rozpoznawalny, przykuwający uwagę, jednoczący lub po prostu interesujący dla odbiorców. Wydarzenie powinno wywoływać emocje, a także przekazywać uczestnikom cenne informacje. Konferencja naukowa np. z dziedziny medycyny może być zorganizowana pod hasłem profilaktyki groźnych chorób, z kolei event biznesowy może skupiać się wokół konkretnej branży i związanych z nią wyzwań. Ważne jest także określenie celu wydarzenia.
Ustal budżet i poszukaj sponsorów
Organizacja konferencji wiąże się z wieloma wydatkami – trzeba nie tylko wynająć odpowiednią salę, zorganizować posiłki i przekąski czy przeznaczyć pieniądze na reklamę, ale także zapłacić podwykonawcom. Kluczowym aspektem będzie zatem stworzenie szczegółowego kosztorysu, który uwzględni wszystkie wydatki. Taki plan może też pomóc w zoptymalizowaniu kosztów lub ustaleniu, z jakich elementów najlepiej zrezygnować, jeśli budżet jest ograniczony.
Inny pomysł na organizację konferencji to poszukanie sponsorów – firm, które w zamian za objęcie imprezy patronatem, zgodzą się częściowo ją sfinansować. Najlepiej, gdy będą to przedsiębiorstwa działające w podobnej branży lub posiadające komplementarne produkty/usługi.
Wybierz termin konferencji
Konferencje nie lubią konkurencji – postaraj się zatem wybrać datę tak, żeby nie kolidowała z innymi wydarzeniami o podobnej tematyce. Zwróć też uwagę na wakacje, przerwy świąteczne, ferie czy długie weekendy – takie daty najlepiej od razu wykluczyć, bo istnieje wówczas ryzyko, że frekwencja będzie niska. Ustal również, ile dni będzie trwać konferencja – jeden, dwa, a może więcej.
Jak zorganizować konferencję – zarezerwuj miejsce
Sprawdzając sale konferencyjne w Krakowie, kieruj się przede wszystkim liczbą gości, ale uwzględnij także lokalizację obiektu, dojazd czy dodatkowe atrakcje, które może zapewnić. Zapytaj także o opcję zakwaterowania gości – jeśli nie jest to możliwe, ustal, gdzie w okolicy znajdują się hotele lub inne miejsca noclegowe. Pałac Radziwiłłów w podkrakowskich Balicach to obiekt, w którym można zorganizować konferencję do 130 osób. Ogromnym atutem są stylowe wnętrza nawiązujące do historii budynku, a także urokliwy ogród.
Udane bankiety, konferencje i imprezy integracyjne
Pomożemy ci zorganizować jedyny w swoim rodzaju event firmowy – w pałacowych wnętrzach lub w plenerze.
Wybierz prelegentów i gości specjalnych
Skup się na ekspertach – autorytetach w swojej dziedzinie. Rozpoznawalne nazwiska przyciągną gości i potencjalnych sponsorów, a także sprawią, że o konferencji będzie głośno w mediach. Oczywiście prelegentów warto zaprosić z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej kilkumiesięcznym. Ustal również harmonogram konferencji.
Ustal menu i zamów catering
W czasie konferencji należy zaplanować kilka przerw na jedzenie, np. lunch, obiad czy słodki poczęstunek. Planując menu, warto pamiętać o uwzględnieniu zróżnicowanych preferencji żywieniowych i umieścić w nim np. dania dla wegetarian czy posiłki bez alergenów.
Pamiętaj o kwestiach technicznych
Sprzęt nagłośnieniowy, mikrofony, rzutniki multimedialne, komputery, ekrany projekcyjne – to tylko niektóre urządzenia przydatne w czasie konferencji. Ustal, co będzie potrzebne i poszukaj firm, które zajmują się wynajmowaniem sprzętu.
Zadbaj o reklamę
Jeśli chcesz, żeby Twoja konferencja odniosła sukces, postaraj się odpowiednio ją wypromować. Oczywiście sposób promocji zależy od charakteru eventu – w przypadku imprez biznesowych warto postawić na reklamę w branżowej prasie lub portalach internetowych.