Plan wesela, inaczej harmonogram wesela, to rozpiska wręczana gościom na eleganckiej papeterii lub udostępniana w widocznym miejscu, na przykład na stolikach bądź przy wejściu na salę weselną. Dzięki niej całe wydarzenie jest o wiele lepiej zorganizowane. Dowiedz się, po co jest plan wesela oraz jak należy go przygotować.

Dlaczego plan wesela jest potrzebny?

Plan wesela jest istotnym elementem przyjęcia weselnego. Daje poczucie bezpieczeństwa osobom, które czują się zagubione lub lubią mieć wszystko zaplanowane, a obsługa sali weselnej w każdej chwili może zerknąć, na kiedy powinny być gotowe poszczególne posiłki lub atrakcje.

Harmonogram wesela ułatwia też zapanowanie nad dużą liczbą gości. Osoby biorące udział w uroczystości, wiedząc, o jakich godzinach zaplanowane są posiłki czy wydarzenia, nie wychodzą wtedy do łazienki, na papierosa czy na szybką rozmowę telefoniczną, ale są bardziej czujni. Dzięki temu bez problemów można:

• zebrać gości w jednym miejscu i zorganizować przemowę lub zaprosić do zabawy,
• wznieść toast, nie martwiąc się, że nie uda nam się skupić uwagi osób biorących udział w wydarzeniu,
• zadbać o to, by nikt nie przegapił dania głównego czy krojenia tortu,
• ułatwić gościom zaplanowanie pory wyjścia wesela.

Co musi zawierać plan wydarzeń? Wesele z harmonogramem

Przyjęcie weselne zazwyczaj składa się z wielu różnych części – przywitania Pary Młodej, składania życzeń, krótkich rozmów z gośćmi, zaproszenia do stolików, wspólnego jedzenia posiłków, toastu, zabaw, podziękowań dla rodziców, krojenia tortu, oczepin czy uroczystego zakończenia przyjęcia. Jak widać, elementów jest dosyć sporo, a więc łatwo pogubić się w tym, co dokładnie zawrzeć w harmonogramie wesela. 

Ogólna zasada mówi, że w planie wesela muszą znaleźć godziny posiłków oraz krojenia tortu. Cała reszta jest opcjonalna, jednak jeśli decydujemy się na wynajęcie na wesele dodatkowych atrakcji (na przykład osób, które będą przeprowadzać rozmaite pokazy), o nich również warto wspomnieć w harmonogramie. Oczywiste jest, że w trakcie przyjęcia czasami zdarzają się przesunięcia lub spóźnienia, jednak postarajmy się zadbać o to, by posiłki były podawane w godzinach zbliżonych do tych, które widnieją na harmonogramie.

Harmonogram wesela krok po kroku – jak go przygotować?

Kiedy sporządzamy plan wesela, może okazać się, że wskazanie godzin jest problematyczne. Wiele osób zastanawia się, w jaki sposób je zapisywać. Zasadniczo zaleca się zapisywanie przedziałów czasowych np. 18.00-18.30 lub konkretnych godzin np. 17.00. Pierwszą wersję stosujemy, gdy planujemy, że posiłek powinien zakończyć się o 18.30. W drugim przypadku większą swobodę pozostawiamy gościom. Kluczowe jest to, by sposób zapisu godzin był ujednolicony na całym harmonogramie.

Plan wesela przygotowujemy w oparciu o ustalenia poczynione z obsługą sali weselnej. Trzeba upewnić się, czy przerwy pomiędzy posiłkami wystarczą na przygotowanie oraz wydanie kolejnych. Obsługa najlepiej zna swoje możliwości oraz wie, w jakim tempie odbywały się inne wesela. Jeśli decydujemy się na pokazy lub inne formy rozrywki, powinny one występować naprzemiennie z posiłkami. Jeżeli jednak atrakcja jest stale dostępna, np. jest to sushi bar w formie food trucku czy kącik z polaroidami, najlepiej jest poinformować gości podczas ich oficjalnego powitania o możliwości skorzystania z nich, jednak pominąć je w oficjalnej rozpisce.

Jak rozpisać plan wesela krok po kroku?

Harmonogram wesela musi zostać podpisany w górnej części. Rozpoczynamy go od podania godziny przywitania Pary Młodej i zbierania się gości. Rozpisujemy:

• czas oficjalnego powitania wszystkich z lampką szampana,
• godziny poszczególnych posiłków,
• atrakcje, występy, pokazy lub przemowy,
• organizowane zabawy dla wszystkich,
• krojenie tortu weselnego,
• podziękowania dla rodziców i pierwszy taniec,
• godzinę zakończenia wesela, czyli np. moment, w którym wychodzi DJ lub zespół.

Starajmy się umieszczać w planie wyłącznie najważniejsze wydarzenia, które dotyczą wszystkich gości. Harmonogram wesela musi być maksymalnie czytelny i dostępny dla każdego – umieszczony w widocznym miejscu lub rozdany do rąk własnych. Dzięki dobremu rozplanowaniu wesela i doinformowaniu gości również oni będą mogli odpowiednio zorganizować na nim swój pobyt. 

Przykładowo – pary z dziećmi będą wiedziały, kiedy mogą wyjść na chwilę, aby położyć pociechy spać, seniorzy zaplanują opuszczenie wesela po wszystkich formalnych wydarzeniach, a osoby, które planują bawić się całą noc, będą mogły wziąć udział we wszystkich rozrywkach. Jeżeli zadbaliśmy o dodatkowe atrakcje dla dzieci na weselu, informację o nich najlepiej również umieścić w harmonogramie.

Harmonogram na tablicy czy papeterii ślubnej?

Jeśli decydujemy się na umieszczenie harmonogramu na papeterii, trzeba dopasować estetykę planu do innych elementów – winietek, zaproszeń czy menu. Dzięki temu całość będzie prezentować się spójnie. Najlepiej jest zamówić całą papeterię odpowiednio wcześniej w jednej firmie – wtedy można liczyć na to, że wzory i kolory na niej będą identyczne. Często próby doboru harmonogramu do zaproszeń okazują się nieudane, ponieważ dostrzegalne jest to, że nie jest to jeden zestaw papeterii.

Podobnie jest z harmonogramem na tablicy – jeśli zamawiamy duży plakat z harmonogramem, zamówmy jednocześnie plan rozsadzenia gości przy stolikach w tym samym miejscu. Oszczędzimy dzięki temu czas i środki, a wszystkie funkcjonalne dodatki będą prezentować się nienagannie. Trzeba zająć się tym odpowiednio wcześniej, ponieważ firma, w której zamawiamy dodatki, musi mieć czas na ich wydrukowanie i dostosowanie do preferencji konkretnej pary.

Jak może wyglądać harmonogram?

Niektórzy decydują się na wybór sztalug, które mogą być wykonane z drewna i grawerowane. Alternatywą jest gruby karton, powleczony folią, dzięki czemu przetrwa nawet niespodziewany deszcz.

Harmonogram można przedstawić w standardowej formie pisanej lub pokusić się o formę graficzną. Można rozpisać go na osi czasu, od myślników lub w tabelce.

Pamiętaj, że w tym przypadku kluczowa jest czytelność, zatem czasami trzeba zrezygnować z wyjątkowo ozdobnych form na rzecz tych prostszych, ale łatwych do przeczytania.

Niezależnie od tego czy zdecydujemy się na papeterię, czy sztalugę, ważne jest odpowiednie dopasowanie ich motywu graficznego do motywu przewodniego wesela. Organizujesz wesele w stylu vintage lub rustykalnym? Wybierz delikatną papeterię w kolorach ziemi we wzory traw. Jeżeli stawiasz na nowoczesny minimalizm, świetnie sprawdzą się odcienie bieli z kwiatowym wzorem, natomiast w przypadku wesel glamour odpowiednie będą akcenty złote, srebrne lub w kolorze różowego złota.